የባለቤትነት ቅርፅ ምንም ይሁን ምን የማንኛውም ድርጅት ወይም ድርጅት እንቅስቃሴ ያለ ሰነድ አስተዳደር የማይቻል ነው ፣ በእውነቱ የዚህ እንቅስቃሴ ማረጋገጫ ነው። የሰነድ ስርጭቱ ውህደት የተጠናቀቀው ባለፈው ክፍለ ዘመን በ 79 ዎቹ ውስጥ ነበር ፣ ግን በዚያን ጊዜ የተፈጠሩ ደረጃዎች በጥቃቅን ለውጦች እና ጭማሪዎች እስከዛሬ ድረስ ልክ ናቸው።
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የድርጅቱን እንቅስቃሴ ለመደገፍ የሚያስፈልገው የተባበረ የሰነድ አያያዝ ሥርዓት ሦስት ዓይነት ሰነዶችን ያጠቃልላል-
- ድርጅታዊ;
- አስተዳደራዊ;
- መረጃ እና ማጣቀሻ.
የኋለኛው ዓይነት ሰነዶች ከመጀመሪያዎቹ ሁለት አንፃር ረዳት ናቸው እና እንደነሱ ሳይሆን የግድያ ግዴታ አይደለም ፡፡ የአስተዳደር ውሳኔዎችን ለማድረግ እና ለትክክለኛው ግንዛቤ እና አተገባበር አስፈላጊ የሆኑ ማንኛውንም ልዩ የአገልግሎት መረጃዎችን ይይዛሉ ፡፡
ደረጃ 2
የማጣቀሻ ሰነዶች የሚከተሉትን ያካትታሉ-የንግድ ሥራ ጋዜጣዎች; ቴሌግራም እና የስልክ መልዕክቶች; አገልግሎት ፣ ሪፖርት እና የማብራሪያ ማስታወሻዎች; ማጠቃለያዎች ፣ ግምገማዎች እና የመረጃ ሪፖርቶች ፣ ድርጊቶች ፡፡ የእነዚህ ሰነዶች ይዘት ከግምት ውስጥ መግባት ወይም በዚህ መረጃ ላይ በመመርኮዝ እርምጃ እንዲወስድ ሊያደርግ ይችላል ፡፡ ይህ የሥራ ፍሰት አስፈላጊ አካል ነው ፣ ያለእዚህም ማንኛውንም የምርት ሂደት ለማደራጀት የማይቻል ነው።
ደረጃ 3
ስለ አንዳንድ የመረጃ ዓይነቶች እና የማጣቀሻ ሰነዶች ከተነጋገርን አብዛኛዎቹ እንደ አንድ ደንብ የመረጃ ደብዳቤዎች ናቸው ፣ በዚህ ውስጥ ደራሲያን ለተጠቂው አንዳንድ እውነታዎችን ፣ ስለ ሸቀጦች ፣ ስለ መጪ ክስተቶች ወይም እንቅስቃሴዎች መረጃ ይሰጣሉ ፡፡ ሁለቱም ቀልጣፋ እና ከከፍተኛ የአስተዳደር ደረጃ ጋር ከተመደቡ ድርጅቶች የተሰጡ ሥራዎችን ስለመተግበር በሪፖርት መልክ የተጻፉ ሊሆኑ ይችላሉ ፡፡ በራስ ተነሳሽነት የሽያጭ ደብዳቤዎች እንዲሁ መረጃ እና የማጣቀሻ ሰነዶችን ያመለክታሉ።
ደረጃ 4
ማጠቃለያ ፣ አጠቃላይ እይታ ወይም የመረጃ ማስታወሻ - አጭር ማጠቃለያ ሊኖርባቸው የሚችሉ የአንዳንድ ተመሳሳይ እውነታዎች ፣ ነገሮች ወይም ክስተቶች መግለጫ የያዘ ሰነዶች ፣ ግን ይህ መስፈርት ግዴታ አይደለም። የተለመዱ የምስክር ወረቀቶች ፍላጎት ባላቸው ወገኖች ወይም በግለሰቦች ጥያቄ ተዘጋጅተው ማንኛውንም እውነታ የሚያረጋግጥ ሰነድ ሆነው ያገለግላሉ ፡፡ እነዚህ ለምሳሌ የደመወዝ የምስክር ወረቀት ፣ የቤተሰብ ስብጥር ፣ የሥራ ቦታ ወይም ጥናት ወዘተ.
ደረጃ 5
የአገልግሎት ማስታወሻዎች አብዛኛውን ጊዜ በቀጥታ በምርት ላይ ጥገኛ ባልሆኑ ክፍሎች መካከል እንደ የመረጃ ልውውጥ ያገለግላሉ ፡፡ ሪፖርቶች ለጽሑፍ ተቆጣጣሪ ተረኛ ሆነው ማወቅ ስለሚገባቸው እውነታዎች ለማሳወቅ ነው ፡፡ የማብራሪያ መግለጫዎች የጉልበት ሥነ-ምግባርን በሚጥሱ ጉዳዮች ላይ ጥቅም ላይ ይውላሉ ፣ ድርጊታቸውን ለማብራራት በራሳቸው ጥሰቶች የተጻፉ ናቸው ፡፡ አንድን የተወሰነ እውነታ የሚያረጋግጡ ድርጊቶች በአንድ ላይ ተቀርፀው በቼኩ ወይም በድርጊቱ ቢያንስ በ 3 ተሳታፊዎች የተፈረሙ ናቸው ፡፡
